Чому каталог товарів ламається раніше за склад
Проблеми з залишками майже завжди починаються не на складі, а в номенклатурі. «Футболка синя», «футболка син.» і «Футболка (синя) M» це три рядки в таблиці й один товар у житті. Далі одна позиція продається, друга лежить, третя дублюється при наступній закупівлі, і жоден звіт уже не сходиться.
Каталог товарів це не список назв, а набір домовленостей: як називаємо, як ділимо на категорії, у чому міряємо, що вважаємо окремим товаром. Домовленості мають бути записані до того, як у каталозі зʼявиться друга сотня позицій. Після цього переробляти доведеться разом з історією продажів.
Правило назви важливіше за саму назву
Немає єдино правильного формату назви. Є єдиний формат у межах вашого каталогу. Робоча схема для більшості малих бізнесів:
[Тип] [Бренд або модель] [Ключова характеристика] [Обʼєм або розмір]
Наприклад: «Шампунь Nuance зволожувальний 250 мл», «Футболка базова біла XL», «Кабель USB-C 2 м».
Кілька дрібниць, які економлять години:
- тип товару на початку, бо за ним сортують і шукають;
- жодних скорочень, якщо вони не однакові скрізь: або завжди «мл», або завжди «мілілітрів»;
- ніяких службових символів у назві (зірочок, слешів, подвійних пробілів), бо вони ламають імпорт і вивантаження;
- колір і розмір у назві потрібні тільки тоді, коли ви не використовуєте варіації.
Категорії: три рівні як стеля
Категорії потрібні для навігації й аналітики, а не для краси. Практичне правило: не більше трьох рівнів вкладеності. «Косметика → Догляд за волоссям → Шампуні» працює. Четвертий рівень уже ніхто не підтримує в актуальному стані.
Друге правило: якщо в категорії менше пʼяти товарів, вона зазвичай зайва, тож приберіть її на рівень вище. Третє: товар живе в одній категорії. Якщо хочеться покласти його у дві, вам потрібен не другий батько, а атрибут або тег.
Одиниці виміру: дрібниця, яка руйнує залишки
Одиниця виміру це властивість позиції, а не колонка, куди щоразу вписують нове. Штуки, пари, метри й кілограми в одному стовпці роблять залишки безглуздими: система не може скласти «3» і «1,5», якщо не знає, чого саме.
Що варто знати про формальний бік:
- класифікатор одиниць виміру КСПОВО (ДК 011-96) в Україні чинний, але обовʼязковий лише в одному місці: у податковій накладній (графи 4 і 5 за Порядком, затвердженим наказом Мінфіну від 31.12.2015 № 1307). Тобто він стосується платників ПДВ;
- сам реквізит «одиниця виміру» обовʼязковий у первинних документах за ч. 2 ст. 9 Закону № 996-XIV, але цей закон поширюється на юридичних осіб, а ФОП під нього не підпадає;
- ФОП-єдиннику без ПДВ достатньо писати одиницю текстом: «шт», «кг», «м». Головне, щоб послідовно.
Практична порада: якщо товар приходить у коробках, а продається поштучно, заводьте його в штуках і фіксуйте кратність окремо. Спокуса вести «в коробках» закінчується першим продажем трьох штук.
Де справді потрібен код УКТЗЕД
Це питання спливає щоразу, коли хтось радить «одразу проставити коди в каталозі». Розберемо по факту.
Код УКТЗЕД потрібен у податковій накладній, це п. 201.1 ПКУ, підпункт «і». Оскільки податкові накладні складають лише платники ПДВ (п. 201.8 ПКУ), ФОП-єдинника без ПДВ це не стосується взагалі.
Якщо ви платник ПДВ, то:
- код зазначається для всіх товарів, а не лише для імпортних чи підакцизних;
- для більшості товарів достатньо перших чотирьох цифр, бо закон прямо дає право писати код неповністю;
- повний десятизначний код обовʼязковий лише для підакцизних та ввезених на митну територію України товарів;
- для послуг замість УКТЗЕД використовується код за ДКПП.
Шукати код треба в чинному Законі «Про Митний тариф України» № 2697-IX. Онлайн-класифікатор Держмитслужби працює лише в особистому кабінеті з авторизацією, тож безкоштовного публічного пошуку немає, і це варто закласти в час.
Окремо: у формі обліку товарних запасів за наказом Мінфіну від 03.09.2021 № 496 коду УКТЗЕД немає. Там взагалі немає ні найменування товару, ні кількості, лише реквізити первинних документів і сумарна вартість надходження та вибуття. Хто зобовʼязаний вести цю форму, ми розібрали в матеріалі про розрахунок собівартості товару.
Один товар чи різні: коли потрібні варіації
Найчастіша структурна помилка полягає в тому, щоб заводити кожен розмір і колір окремою позицією. Тоді каталог зі 40 моделей одягу перетворюється на 600 рядків, у яких неможливо побачити, що саме продається.
Орієнтир простий: якщо позиції відрізняються лише характеристикою, а закупівельна ціна й постачальник ті самі, це варіації одного товару. Якщо відрізняється склад, призначення або постачальник, це різні товари. Детально з прикладами читайте в матеріалі про варіації товару та атрибути.
Артикул: обовʼязку немає, користь є
Вимоги мати артикул в українському законодавстві не існує, це чисто внутрішній інструмент. Але щойно у вас більше сотні позицій, шукати товар за назвою стає повільно, а при вивантаженні на маркетплейси артикул стає ключем звірки.
Не плутайте артикул зі штрихкодом: перший ви вигадуєте самі, другий видає міжнародна організація. Що з них справді потрібно малому бізнесу і коли, розповідаємо в розборі про артикул і штрихкод.
Атрибути: чим вони відрізняються від категорій
Категорія відповідає на питання «де лежить товар», атрибут на питання «який він». Це різні механізми, і плутанина між ними породжує монстрів на кшталт категорії «Шампуні для сухого волосся обʼємом 250 мл».
Атрибут це властивість, за якою можна фільтрувати: колір, розмір, обʼєм, матеріал, бренд, тип шкіри, потужність. Заводьте атрибут, якщо виконуються дві умови одночасно: за ним реально шукають і він повторюється щонайменше в десятку позицій. Разова характеристика однієї моделі є текстом в описі, а не атрибут.
Значення атрибутів мають бути списком, а не вільним полем. «Червоний», «червоний», «Червоний (яскравий)»: три різні значення для системи й одне для покупця. Список закриває цю діру раз і назавжди.
Скільки цін має бути в картці
Мінімум дві: закупівельна і продажна. Закупівельна потрібна не для покупця, а для того, щоб система рахувала прибуток по кожній позиції, бо без неї каталог перетворюється на прайс-лист без економіки.
Часто додають третю (стару ціну для показу знижки) і четверту (оптову). Тут головне не заводити «ціну зі знижкою» як окремий товар: це класичний спосіб зіпсувати і залишки, і статистику продажів.
Якщо ви працюєте з різними каналами (офлайн-точка, сайт, маркетплейс), ціна в них зазвичай відрізняється через комісії. Утримувати цю різницю вручну в таблиці нереально: щоразу після зміни закупівельної доводиться перераховувати всі канали. Як не втратити прибуток на цьому перерахунку, ми показали в матеріалі про маржу і націнку.
Фото і описи: мінімум, який окупається
Для внутрішнього обліку фото не потрібне аж до першої інвентаризації, коли двоє людей шукають «ту саму сіру коробку». Одне фото на позицію економить більше часу, ніж витрачається на зйомку.
Опис має сенс лише там, де товар іде на вітрину. Для внутрішніх позицій достатньо назви за правилом і атрибутів, бо довгі описи ніхто не підтримує в актуальному стані.
Чого не має бути в каталозі
- Товарів «різне» і «інше». Такі позиції накопичують усе, чого не хотілося класифікувати, і роблять аналітику марною.
- Порожніх цін. Позиція без ціни рано чи пізно продасться за нуль.
- Дублів після імпорту. Перед перенесенням даних приберіть зайві пробіли, приведіть регістр і перевірте назви на схожість.
- Архівних позицій разом з активними. Товар, який ви більше не возите, не видаляють, а ховають, щоб історія продажів лишилася цілою.
Ще одна деталь, яку помічають пізно: перейменування позиції не має ламати історію. Якщо система звʼязує продажі з назвою, а не з внутрішнім ідентифікатором, будь-яке виправлення друкарської помилки обнуляє статистику по товару. Перед переїздом варто перевірити, як це влаштовано, і саме тому артикули присвоюють останніми, коли структура вже не зміниться.
Порядок дій перед перенесенням у систему
Якщо каталог зараз живе в таблиці, робіть у такій послідовності: спершу правило назви, потім категорії, потім одиниці виміру, потім рішення «товар чи варіація», і тільки в кінці артикули. Зворотний порядок означає, що артикули доведеться перевипускати.
Технічну частину переїзду з таблиць ми описали окремо в покроковому матеріалі про облік товарів і залишків на складі замість Excel.