Скачати шаблони інвойсу
Три готові шаблони для ФОП: кожен у Word і Excel для заповнення та у PDF із заповненим прикладом. Безкоштовно і без реєстрації, файли відкриваються також у Google Docs і Google Sheets.
Інвойс англійською та українською
Для оплати послуг від іноземного клієнта у валюті.
- Скачати шаблон у Word (DOCX)
- Скачати шаблон в Excel (XLSX), сума рахується автоматично
- Подивитися заповнений приклад (PDF)
Рахунок на оплату
Для українського клієнта, оплата в гривні.
- Скачати шаблон у Word (DOCX)
- Скачати шаблон в Excel (XLSX), сума рахується автоматично
- Подивитися заповнений приклад (PDF)
Проформа-інвойс
Для передоплати до початку робіт.
- Скачати шаблон у Word (DOCX)
- Скачати шаблон в Excel (XLSX), сума рахується автоматично
- Подивитися заповнений приклад (PDF)
Що таке інвойс і чим він відрізняється від рахунку
Інвойс це документ, яким виконавець виставляє замовникові суму до оплати за товар чи послугу. У міжнародній практиці він виконує роль рахунку: у ньому зазначено, хто, кому, за що і скільки має заплатити.
Для українського ФОП інвойс потрібен передусім у двох ситуаціях:
- Робота з іноземним замовником. Інвойс стає підставою для валютного платежу і документом, який ваш банк побачить у межах валютного нагляду.
- Робота з українськими компаніями. Тут інвойс частіше називають рахунком на оплату, але суті це не змінює.
Важливо розуміти межу: інвойс сам по собі не підтверджує факт надання послуги. Він фіксує вимогу до оплати. Факт виконання підтверджує акт або інший документ, а передачу товару підтверджує видаткова накладна.
Як виглядає інвойс: зразок заповнення
Ось приклад інвойсу для ФОП-фрилансера, який працює з іноземним клієнтом. Скопіюйте структуру і підставте свої дані.
Готові шаблони у Word, Excel і PDF із прикладом заповнення можна скачати на початку статті.
Заголовок документа
- INVOICE No. 2026-014
- Date: 18 August 2026
Виконавець (Seller / Service Provider)
- Ivan Petrenko, Private Entrepreneur
- Address: Ukraine, 01001, Kyiv, vul. Khreshchatyk 1, apt. 10
- Tax ID (РНОКПП): 1234567890
- Bank: JSC CB PrivatBank, SWIFT: PBANUA2X
- IBAN: UA00 0000 0000 0000 0000 0000 000
- Correspondent bank: за реквізитами, які видав ваш банк
Замовник (Buyer / Client)
- Назва компанії або ПІБ
- Юридична адреса
- Реєстраційний або податковий номер
Предмет і сума
- Description: Software development services, August 2026
- Quantity: 160 hours
- Rate: 25.00 USD / hour
- Amount: 4 000.00 USD
- Total to pay: 4 000.00 USD
Умови
- Payment terms: within 10 banking days from the invoice date
- Payment purpose: Payment for services under Invoice No. 2026-014
Підпис
- Signature / Ivan Petrenko
Якщо ви працюєте з українською компанією, той самий документ складається українською і називається рахунком на оплату. Замість SWIFT достатньо IBAN, а суму зазначають у гривні.
Обов’язкові поля: що має бути обов’язково
Єдиної затвердженої форми інвойсу не існує: це документ міжнародної практики, а не бланк, встановлений українським законодавством. Але є набір полів, без яких банк або замовник документ не приймуть:
- Номер і дата. Наскрізна нумерація без пропусків, бо за нею банк ідентифікує платіж.
- Повні реквізити виконавця, включно з IBAN і SWIFT для валютних розрахунків.
- Реквізити замовника: назва, адреса, реєстраційний номер.
- Опис послуги або товару. Формулювання має відповідати вашим КВЕДам і договору.
- Сума й валюта. Валюта інвойсу має збігатися з валютою, у якій прийде платіж.
- Призначення платежу: фраза, яку клієнт вкаже у переказі з посиланням на номер інвойсу.
Найчастіша причина, чому банк ставить питання, це розбіжність між описом послуги в інвойсі та вашими зареєстрованими видами діяльності.
Інвойс для іноземного клієнта: валютний нагляд
Це та частина, через яку інвойс для ЗЕД відрізняється від звичайного рахунку.
Після відправлення інвойсу починається відлік строку, у який гроші мають надійти. Граничний строк розрахунків становить 180 календарних днів. Його встановлює постанова Правління Національного банку України від 24 лютого 2022 року № 18 зі змінами.
Для окремих товарних груп НБУ подовжував цей строк до 270 днів, але для послуг та IT-фрилансу орієнтир саме 180 днів.
Що це означає на практиці:
- Якщо оплата не надійшла в межах строку, банк передає інформацію податковій, і виникає підстава для нарахування пені.
- Тому дата інвойсу не формальність. Ставити «заднім числом» ризиковано.
- Дохід для оподаткування визначається у гривні за курсом НБУ на дату зарахування коштів, а не на дату інвойсу.
Для отримання валюти потрібен валютний рахунок ФОП. Про те, як ці надходження впливають на межу спрощеної системи, ми писали в матеріалі про ліміти доходу ФОП.
Чи можна виставити інвойс лише англійською
Іноземному клієнту англійська зрозуміліша, але для українського обліку цього може бути недостатньо. Положення про документальне забезпечення записів у бухгалтерському обліку (наказ Мінфіну № 88) вимагає, щоб первинні документи складалися українською, а документи іноземною мовою мали впорядкований автентичний переклад. На це посилається і ДПС у консультації від 30.04.2026. Тому наш шаблон інвойсу двомовний: кожна графа має англійський і український варіант, окремий переклад не потрібен.
Як виставити інвойс: порядок дій
- Узгодьте суму та умови з клієнтом до виставлення документа, а не після.
- Присвойте номер за вашою нумерацією. Зручний формат: рік і порядковий номер: 2026-014.
- Заповніть реквізити за структурою вище. Банківські дані візьміть із довідки свого банку, а не з пам’яті.
- Опишіть послугу мовою договору і перевірте відповідність КВЕДам.
- Надішліть клієнту у PDF, так документ не зміниться випадково.
- Збережіть копію і відстежуйте оплату, щоб не пропустити 180-денний строк.
Найпоширеніші помилки
- Пропуски в нумерації. Виглядає так, ніби частину доходу приховано.
- Опис «за послуги». Занадто загальне формулювання породжує питання і в банку, і в податковій.
- Валюта інвойсу не збігається з валютою платежу. Класична причина затримки зарахування.
- Реквізити скопійовані зі старого шаблону. Після зміни банку або IBAN гроші зависають.
- Інвойс замість акта. Інвойс вимагає оплату, але не доводить, що роботу виконано.
- Забули про 180 днів. Строк рахується від дати документа, а не від дати, коли ви згадали про борг.
Чи можна виставляти інвойси без ФОП
Питання виникає в усіх, хто щойно починає працювати з іноземними замовниками.
Сам документ ви можете скласти й без статусу підприємця, бо це не бланк суворої звітності. Проблема не в документі, а в тому, що відбувається далі:
- Гроші треба десь отримати. Регулярні надходження від компаній на картку фізособи виглядають для банку як підприємницька діяльність і породжують питання щодо джерела коштів.
- Дохід треба задекларувати. Без ФОП це загальна ставка ПДФО замість 5% на спрощеній системі, плюс військовий збір.
- Замовникові потрібен статус контрагента. Іноземні компанії часто просять підтвердження, що ви зареєстрований підприємець.
Тому «виставити інвойс без реєстрації» технічно можливо, а працювати так постійно не вийде. Якщо надходження регулярні, дешевше й спокійніше відкрити ФОП 3 групи: докладніше про вибір групи ми писали в матеріалі про ФОП для IT.
Інвойс для українського клієнта: що змінюється
Для розрахунків усередині України діє та сама логіка, але з трьома відмінностями:
- Мова і валюта. Документ складається українською, сума у гривні.
- Реквізити простіші. Достатньо IBAN, SWIFT і кореспондентський банк не потрібні.
- Немає валютного нагляду. Строк 180 днів не застосовується, але це не означає, що оплату не треба відстежувати.
Юридичні особи зазвичай просять не лише рахунок, а й документ, що підтверджує виконання: акт наданих послуг. Якщо ви передаєте товар, а не послугу, потрібна накладна з повним набором обов’язкових реквізитів.
Проформа-інвойс: коли потрібна
Проформа це попередній рахунок на передоплату. Її виставляють до початку робіт, коли домовились про аванс. Після здачі роботи виставляють звичайний інвойс на решту суми. Шаблон проформи є в розділі скачати шаблони інвойсу.
Як не робити інвойси вручну
Поки клієнтів двоє, зручно і в текстовому редакторі. Проблеми починаються, коли їх десять: губиться нумерація, у шаблон закрадається стара сума, а строки оплати ніхто не відстежує.
Мінімум, який варто автоматизувати: наскрізна нумерація, збереження реквізитів клієнтів, фіксація дати виставлення та контроль оплат. У ClearMoney рахунки й доходи ведуться в одному місці, тож надходження одразу потрапляє в облік і враховується в ліміті ФОП без ручного перенесення.
Висновок
Інвойс простий документ, але саме через нього найчастіше виникають затримки платежів і питання від банку.
Тримайте три речі під контролем: наскрізну нумерацію, точний опис послуги відповідно до КВЕДів і 180-денний строк надходження оплати. Решта залежить від зручного шаблону, який ви заповнюєте за дві хвилини.