РРО для ФОП у 2026 році є питанням не вибору, а правил: якщо ви на 2 або 3 групі єдиного податку і приймаєте від покупців готівку чи оплату карткою, каса обовʼязкова. Вибір лише в тому, якою вона буде: класичний касовий апарат (РРО) чи програма на смартфоні або компʼютері (ПРРО). У цьому гіді зібрано все, що потрібно знати підприємцю: хто зобовʼязаний застосовувати касу і хто звільнений, чим РРО відрізняється від ПРРО, як обрати програму, які штрафи діють зараз і де найчастіше помиляються.
Усі норми нижче взято з тексту Закону України «Про застосування реєстраторів розрахункових операцій у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг» № 265/95-ВР і Податкового кодексу у редакції, чинній у жовтні 2026 року.
Що таке РРО і ПРРО простими словами
РРО (реєстратор розрахункових операцій) це пристрій, який фіксує кожен продаж і формує фіскальний чек. Звичний касовий апарат на прилавку є саме РРО. Закон вимагає, щоб він був зареєстрований, опломбований і переведений у фіскальний режим.
ПРРО (програмний реєстратор розрахункових операцій) виконує ту саму функцію, але це програма. Вона працює на смартфоні, планшеті чи компʼютері і передає кожен чек онлайн на фіскальний сервер податкової. Окремого пристрою, пломб і сервісного центру не потрібно.
З погляду закону обидва варіанти рівноцінні: і РРО, і ПРРО підтверджують, що ви провели розрахунок на повну суму і видали покупцеві чек. Податкова не вимагає від ФОП саме апарата чи саме програми.
Кому потрібен РРО для ФОП у 2026 році
Обовʼязок закріплено у статті 3 Закону № 265/95-ВР: каса потрібна суб’єктам господарювання, які проводять розрахункові операції в готівковій або безготівковій формі при продажу товарів чи наданні послуг у сфері торгівлі, громадського харчування та послуг.
Ключове поняття тут «розрахункова операція». За статтею 2 закону це приймання від покупця готівки, платіжних карток, платіжних чеків, жетонів тощо за місцем реалізації товару чи послуги, а також повернення коштів за повернутий товар. На практиці це означає:
- готівка в руки, на точці продажу чи курʼєру;
- оплата карткою через POS-термінал, у тому числі безконтактна, з телефона чи годинника;
- оплата карткою на сайті або за платіжним посиланням через інтернет-еквайринг;
- повернення грошей покупцеві за товар чи послугу.
Сфера послуг теж підпадає під закон. Перукар, майстер манікюру, репетитор, фотограф чи автомайстер на 2 або 3 групі, який приймає готівку чи картку, зобовʼязаний видавати фіскальний чек так само, як магазин.
ФОП 1 групи
Пункт 296.10 статті 296 Податкового кодексу України прямо каже, що реєстратори розрахункових операцій і програмні РРО не застосовуються платниками єдиного податку першої групи. Це єдина група, яка звільнена від каси повністю, незалежно від форми оплати.
ФОП 2 і 3 групи
Для 2 і 3 групи окремого звільнення в Податковому кодексі немає. Пункт 6 статті 9 Закону № 265/95-ВР звільняє лише тих ФОП, які не застосовують РРО відповідно до ПКУ, а ПКУ звільняє тільки першу групу. Тому ФОП 2 групи і ФОП 3 групи застосовують касу на загальних підставах. Детально ситуації саме для другої групи ми розібрали в матеріалі чи потрібен РРО для ФОП 2 групи у 2026 році.
Коли ФОП може законно працювати без каси
Стаття 9 Закону № 265/95-ВР містить перелік випадків, коли РРО і ПРРО не застосовуються. Для звичайного підприємця на 2 чи 3 групі практичне значення мають такі.
Оплата переказом за реквізитами
Якщо клієнт сам переказує гроші зі свого рахунку на ваш рахунок ФОП за IBAN, це не розрахункова операція в розумінні закону: ви не приймаєте ні готівку, ні картку за місцем продажу. Для послуг це прямо закріплено пунктом 14 статті 9: каса не застосовується, коли розрахунки за послуги проводяться виключно через банківські системи дистанційного обслуговування або сервіси переказу коштів.
Важливе слово тут «виключно». Щойно один клієнт заплатив готівкою або карткою через термінал, на цей розрахунок потрібен чек.
Місце, де гроші не приймають
Пункт 12 статті 9 звільняє від каси, якщо в місці отримання товарів готівкою не розраховуються: склад, місце зберігання, оптова торгівля. Якщо оплата йде на рахунок, а товар видають зі складу, каса на складі не потрібна.
Окремі види торгівлі
Закон також звільняє продаж газет і журналів у кіосках (якщо їх частка понад 50% обороту), продаж води, молока, квасу, олії та живої риби з цистерн і бочок, продаж проїзних і деяких квитків. Ці винятки вузькі і стосуються меншості підприємців.
Окремо Кабінет Міністрів за статтею 10 закону встановлює перелік форм діяльності, де замість каси дозволено розрахункові книжки. Перш ніж спиратися на такий виняток, звірте свою ситуацію з чинною редакцією переліку.
Інтернет-магазин
Онлайн-торгівля не є окремим винятком. Стаття 3 закону прямо згадує товари і послуги, замовлені чи оплачені через інтернет: покупець має отримати розрахунковий документ. Як це влаштувати з оплатою на сайті, післяплатою і маркетплейсами, ми пояснили в статті РРО для інтернет-магазину у 2026 році.
РРО чи ПРРО: чим відрізняються на практиці
Юридично обидва варіанти дають однаковий результат. Різниця в тому, скільки коштує старт, як каса працює щодня і що відбувається, коли щось ламається.
Класичний РРО
- Потрібно купити апарат, який внесено до Державного реєстру РРО (стаття 12 закону).
- Апарат реєструють, опломбовують і обслуговують через центр сервісного обслуговування.
- Працює без смартфона і не залежить від заряду телефона касира, друкує паперові чеки одразу.
- Привʼязаний до місця: для виїзних послуг, доставки чи кількох точок незручний.
Програмний РРО
- Працює на техніці, яка вже є: смартфон, планшет, ноутбук, POS-термінал з Android.
- Реєструється онлайн через Електронний кабінет без візиту до податкової.
- Чек можна не друкувати: закон дозволяє показати покупцеві QR-код на екрані або надіслати чек на телефон чи електронну пошту.
- Потребує інтернету, але має офлайн-режим: за статтею 2 закону до 36 годин поспіль і не більше 168 годин на календарний місяць, з передачею чеків протягом години після відновлення звʼязку.
- ПРРО заборонено використовувати лише при торгівлі пальним.
Що в підсумку
Для більшості ФОП, особливо у сфері послуг, з доставкою, виїздами або інтернет-магазином, ПРРО зручніший і дешевший. Класичний РРО має сенс для стаціонарної точки з великим потоком покупців і нестабільним інтернетом або тоді, коли апарат уже куплено і він справно працює.
Скільки коштує ПРРО і чи є безкоштовний
Стаття 2 Закону № 265/95-ВР зобовʼязує податкову забезпечити безоплатне програмне рішення для суб’єктів господарювання. Порядок застосування ПРРО, затверджений наказом Мінфіну № 317, уточнює: інформація про безкоштовну програму оприлюднюється в Електронному кабінеті та на вебпорталі ДПС. Тобто ПРРО можна отримати і використовувати без жодних витрат.
Безкоштовного рішення ДПС зазвичай достатньо, якщо у вас небагато продажів на день, невеликий асортимент і ви не потребуєте звʼязку каси з сайтом чи складом.
Комерційні ПРРО від приватних розробників платні. Ціни в різних сервісів відрізняються і часто залежать від кількості кас, касирів та інтеграцій, тому порівнюйте актуальні тарифи безпосередньо на сайтах постачальників. Важливо дивитися не на вартість підписки, а на те, чи закриває програма весь ваш процес продажу.
Як обрати програмний РРО для ФОП: 7 критеріїв
- Номенклатура. Чи можна завести каталог товарів і послуг з цінами, чи чек пробивається однією сумою. ФОП без ПДВ за статтею 3 закону може вказувати в чеку назву товарної групи замість точної назви товару (крім підакцизних, технічно складних, лікарських засобів, ювелірних виробів), але для обліку залишків детальна номенклатура однаково знадобиться.
- Звʼязок із залишками. Чи списується товар зі складу автоматично після продажу. Якщо каса і склад живуть окремо, різниця вилізе на інвентаризації.
- Офлайн-режим. Чи програма коректно працює без інтернету в межах 36 годин і як потім передає чеки.
- Інтеграції. Чи формується чек автоматично при оплаті на сайті, у платіжному сервісі або при післяплаті.
- Кілька касирів і точок. Чи можна дати доступ продавцю зі своїм підписом і бачити, хто провів кожен чек.
- Пристрої. Чи працює на вашому телефоні, планшеті чи компʼютері, чи підтримує принтер чеків і сканер штрихкодів, якщо вони потрібні.
- Підтримка. Як швидко відповідають, коли каса не відкриває зміну в розпал робочого дня.
Порада з практики: почніть із безкоштовного ПРРО від ДПС, якщо ваш сценарій простий. Переходьте на платну програму тоді, коли зʼявляється склад, кілька продавців або інтернет-магазин з автоматичною оплатою.
Штрафи за роботу без РРО для ФОП у 2026 році
Пільговий період, коли за перше порушення ФОП на єдиному податку без ПДВ платили 25%, а за наступні 50%, діяв з 1 серпня 2023 по 31 липня 2025 року. З 1 серпня 2025 року діють повні санкції за пунктом 1 статті 17 Закону № 265/95-ВР:
- 100% суми, на яку продано товари чи послуги з порушенням, за порушення, вчинене вперше;
- 150% такої суми за кожне наступне порушення.
Порушенням вважається не тільки робота без каси. Санкцію застосовують також, якщо чек пробито на неповну суму або якщо розрахунок через касу провели, а чек покупцеві в паперовій чи електронній формі не видали.
Приклад. Майстер на 2 групі за день прийняв готівкою і карткою 12 000 грн і жодного чека не видав. Під час перевірки це перше порушення: санкція 12 000 грн. Якщо через місяць ситуація повториться на 15 000 грн, санкція становитиме 22 500 грн. Тобто штраф рахується від виручки, а не від прибутку, і за один день може дорівнювати місячному доходу. Інші санкції для підприємців зібрано в огляді штрафи для ФОП у 2026 році.
Що перевіряють разом із касою
Каса закриває лише частину вимог. Для тих, хто торгує товарами, перевірка зазвичай охоплює ще дві речі.
Облік товарних запасів. За пунктом 12 статті 3 закону його зобовʼязані вести ФОП на загальній системі, платники ПДВ, а також ФОП на єдиному податку, які продають технічно складні побутові товари з гарантією, лікарські засоби, медичні вироби та ювелірні вироби. За необлікований товар санкція за статтею 20 закону становить його вартість за цінами реалізації, але не менше 10 неоподатковуваних мінімумів. Як налагодити такий облік без таблиць, читайте в матеріалі облік товарів на складі: перехід з Excel.
Документи на товар. Накладні підтверджують походження товару. Що в них має бути, пояснено в статті видаткова накладна: як заповнити.
Як підключити ПРРО: коротко про реєстрацію
Реєстрація ПРРО повністю онлайн і для ФОП займає один день, якщо документи заповнено правильно. Послідовність така:
- Отримати кваліфікований електронний підпис (КЕП), якщо його ще немає.
- Подати через Електронний кабінет повідомлення про обʼєкт оподаткування за формою 20-ОПП, тобто зареєструвати господарську одиницю, де працюватиме каса.
- Подати заяву про реєстрацію ПРРО за формою № 1-ПРРО і отримати фіскальний номер.
- Повідомити податкову про ключі касирів за формою № 5-ПРРО.
- Встановити програму, відкрити зміну і провести перший чек.
Кожен крок з поясненням полів форм, налаштуванням першого запуску і причинами відмов розписано в окремій інструкції як зареєструвати ПРРО для ФОП.
Типові помилки ФОП із касою
- «Я приймаю лише на картку, каса не потрібна». Оплата карткою через термінал чи на сайті є розрахунковою операцією. Без каси можна приймати тільки переказ за реквізитами.
- «Я надаю послуги, а не продаю товари». Закон стосується торгівлі, громадського харчування та послуг однаково.
- Чек на частину суми. Пробити 500 грн замість 1 500 грн є таким самим порушенням, як не пробити чек зовсім.
- Чек провели, але не видали. Покупець має отримати чек: паперовий, QR-код на екрані або електронний на телефон чи пошту.
- Оплата на картку фізичної особи. Гроші за товар чи послугу на особисту картку не мають фіскального чека і створюють питання з боку банку.
- Відкрита зміна на кілька днів. На одному ПРРО одночасно може бути відкрита лише одна зміна, і закривається вона фіскальним звітним чеком. Закривайте зміну щодня.
- Орієнтація на пільгові 25%. Ці розміри діяли до 31 липня 2025 року. Зараз за перше порушення 100% суми продажу.
Висновок
Якщо ви ФОП 1 групи, каса вам не потрібна. Якщо ви на 2 або 3 групі і приймаєте готівку чи картку, РРО або ПРРО обовʼязковий, а помилка коштує 100% виручки з порушенням за перший раз і 150% за наступний. Для більшості підприємців оптимальний старт це безкоштовний ПРРО від ДПС на смартфоні, а платну програму варто обирати тоді, коли потрібен облік товарів, кілька касирів чи інтеграція з сайтом. Щоб доходи з чеків одразу потрапляли в облік і декларацію, підключіть фінансовий облік для ФОП у ClearMoney.